Perkembangan teknologi informasi telah mendorong instansi pemerintah untuk beralih dari pengelolaan arsip konvensional menuju arsip digital serta pemanfaatan bukti elektronik dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Arsip digital dan bukti elektronik memiliki peran strategis dalam mendukung transparansi, akuntabilitas, efisiensi kerja, serta pembuktian administratif dan hukum, termasuk dalam proses audit dan pemeriksaan.
Dalam rangka meningkatkan pemahaman dan kompetensi aparatur pemerintah terkait pengelolaan arsip digital dan bukti elektronik yang tertib, aman, dan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, LINKPEMDA (Lembaga Informasi Keuangan dan Pembangunan Daerah) menyelenggarakan program Bimbingan Teknis (Bimtek), Pendidikan dan Pelatihan (Diklat), serta Pendampingan Teknis Arsip Digital & Bukti Elektronik.
Panduan teknis ini disusun sebagai acuan bagi instansi pemerintah dalam memahami mekanisme pengajuan, pendaftaran, dan pelaksanaan kegiatan Bimtek dan Diklat Arsip Digital & Bukti Elektronik melalui LINKPEMDA secara tertib, sistematis, dan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sasaran Kegiatan
Kegiatan Bimtek dan Diklat Arsip Digital & Bukti Elektronik ditujukan kepada:
Arsiparis dan pengelola kearsipan OPD
Pejabat administrasi dan tata usaha
Aparatur pengelola persuratan dan dokumen
APIP / Inspektorat
Pejabat pengelola keuangan dan kegiatan
ASN yang terlibat dalam audit, pemeriksaan, dan pengendalian internal
Ruang Lingkup Materi Arsip Digital & Bukti Elektronik
Materi Bimtek dan Diklat Arsip Digital & Bukti Elektronik yang diselenggarakan LINKPEMDA meliputi, antara lain:
Kebijakan dan regulasi kearsipan dan bukti elektronik
Konsep dan prinsip pengelolaan arsip digital
Digitalisasi arsip dan tata kelola dokumen elektronik
Sistem klasifikasi, retensi, dan keamanan arsip digital
Bukti elektronik dalam administrasi pemerintahan
Pengelolaan arsip digital sebagai alat bukti audit dan pemeriksaan
Manajemen risiko dan keamanan informasi arsip digital
Integrasi arsip digital dengan sistem informasi pemerintahan
Materi disesuaikan dengan kebutuhan instansi dan perkembangan regulasi kearsipan serta teknologi informasi.
Mekanisme Pengajuan dan Pendaftaran Kegiatan
1. Pemilihan Materi
Instansi memilih materi Bimtek atau Diklat Arsip Digital & Bukti Elektronik melalui menu Materi / Program Pelatihan di website LINKPEMDA.
2. Konsultasi Awal
Konsultasi dilakukan dengan Admin LINKPEMDA melalui kontak resmi (WhatsApp) untuk menyesuaikan:
Materi kegiatan
Jumlah peserta
Metode pelaksanaan
Waktu dan lokasi kegiatan
3. Penyampaian Data Awal
Data awal yang perlu disampaikan meliputi:
Nama instansi
Alamat instansi
Nama penanggung jawab kegiatan
Nomor kontak aktif
Jumlah peserta
Kebutuhan materi Arsip Digital & Bukti Elektronik
Tindak Lanjut dan Administrasi
Berdasarkan data awal yang diterima, Tim LINKPEMDA akan menindaklanjuti dengan:
Penyusunan dan pengiriman surat penawaran atau undangan resmi
Penyampaian rancangan jadwal kegiatan
Penjelasan teknis pelaksanaan dan administrasi
Seluruh proses dilaksanakan secara profesional dan terdokumentasi.
Metode Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan Bimtek, Diklat, dan Pendampingan Arsip Digital & Bukti Elektronik dapat dilakukan melalui:
Tatap Muka (Offline)
Daring (Online)
Hybrid (Offline dan Online)
Metode pelaksanaan disesuaikan dengan kebutuhan instansi dan kesepakatan bersama.
Dokumentasi dan Output Kegiatan
Dalam setiap kegiatan, LINKPEMDA menyediakan dukungan berupa:
Daftar hadir peserta
Materi pelatihan
Dokumentasi kegiatan
Sertifikat (apabila disepakati)
Penutup
Panduan teknis ini diharapkan dapat menjadi pedoman bagi instansi pemerintah dalam memahami mekanisme pelaksanaan Bimtek dan Diklat Arsip Digital & Bukti Elektronik melalui LINKPEMDA secara sistematis, tertib administrasi, dan berorientasi pada penguatan akuntabilitas serta pembuktian administratif.
Untuk konsultasi materi dan pengajuan kegiatan, pengguna dapat menghubungi Admin LINKPEMDA melalui kontak resmi yang tersedia di website.
